Reseña Excel Sesión 11

Reseña  de Excel

En esta lectura revisamos los aspectos principales para poder utilizar de manera adecuada Excel, mencionare a continuación algunas características del programa y algunas utilidades.

Microsoft Excel

Excel es una hoja de cálculo de Office, capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva, para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos.

Permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula, es útil para realizar operaciones simples hasta cálculos elaborados.

Para abrir: Desde inicio o desde el escritorio; al colocar el cursor sobre todos los programas, selecciona Microsoft Office y dar clic sobre Microsoft Excel de esta manera  iniciará el programa.

Para Cerrar: Alt+F4, hacer clic en el botón cerrar, hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

 La hoja de cálculo de Excel denota la celdas con las letras mayúsculas A, B, C, etc. y por filas nombradas por números 1, 2, 3, etc.

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial cuyos componentes fundamentales son: movimiento rápido en la hoja, a través de las teclas activas se puede desplazar: celda Abajo, celda Arriba, celda Derecha, celda Izquierda, Pantalla Abajo (AVPAG), Pantalla Arriba (REPAG), Celda A1 (CTRL+INICIO), Primera celda de la columna activa (FIN FLECHA ARRIBA), Última celda de la columna activa (FIN FLECHA ABAJO), Primera celda de la fila activa (FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO), Última celda de la fila activa (FIN FLECHA DERECHA).

Dentro de un  libro de trabajo existen 3 hojas de cálculo, el número podría aumentar o disminuir según las que se necesiten, para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo hacemos clic sobre cualquier pestaña para cambiar de hoja, si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas. También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: Hoja Siguiente (CTRL+AVPAG), Hoja Anterior (CTRL+REPAG).

En una Hoja de Cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: valores constantes, un número, una fecha u hora, o un texto

FÓRMULA: Secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores, la fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene, las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la misma; cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error, dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no, cuando nos avisa del error, aparecerá un cuadro de diálogo, el cual nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

FUNCIONES: existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan, hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Cuando hacemos uso de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas.

 Las referencias son enlaces a un lugar, existen 3 tipos de referencias:

 A) Referencia relativa: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

B) Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

C) Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda.

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, etc., tendremos que guardar. Para almacenar un libro de trabajo, lo podemos hacer asignándole un nombre mediante la opción Guardar como, si el fichero ya existía aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, tendrás que cambiar el nombre inicial o cambiar de carpeta. Una vez terminado el trabajo, debemos salir del documento, por medio del Botón Office elige la opción cerrar o utilizar el botón Cerrar de la barra de menú. Hecho esto, podemos abrir un nuevo libro de trabajo (CTRL+N) o abrir un trabajo ya existente seleccionando la opción Abrir del Botón Office.

Para copiar unas celdas a otra posición, seleccionar las celdas a copiar (CTRL+C), seleccionar la celda sobre la que quieres copiar el primer dato y pega (CTRL+V).

Para mover las celdas a otra posición, seleccionar las celdas, presiona CTRL+X, sitúa el cursor en la nueva posición y presiona CTRL+V. Si deseas borrar celdas, debes seleccionarlas y presionar la tecla Supr.

Mediante Excel podemos dar una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada, crear líneas en los bordes o lados de las celdas, añadir bordes a las celdas o pares de celdas; sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás, colocar color de fondo, color de trama.

Excel 2007 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro, para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja, cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones, por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo. Excel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas. Existen dos tipos de contraseñas:

a)     Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña, 

 b) Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.